O que é uma nota fiscal?

A nota fiscal é um documento legal que as empresas devem emitir para registrar uma transação comercial de bens ou serviços. Ela serve tanto para fins de fiscalização como também de base de cálculo para pagamento dos tributos devidos. Por isso, todas as empresas estão obrigadas a emitir nota fiscal.

Entretanto, a legislação estabelece uma exceção apenas para as Micro Empresas Individuais (MEIs). Neste caso, MEIs são isentos da emissão quando realizam transações com pessoas físicas. Mas, caso a transação seja com uma pessoa jurídica, a emissão da nota fiscal deve ser feita regularmente.

E o que é necessário para emitir uma nota fiscal? É preciso ter um CNPJ devidamente registrado e ativo.

Vale destacar que a não emissão da nota fiscal é um crime de sonegação fiscal. A penalidade por não emissão de notas pode ser detenção de seis meses a dois anos e pagamento de multa.

Tipos de notas fiscais

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)

A NF-e é um documento fiscal eletrônico emitido e armazenado digitalmente. Seu objetivo é substituir o modelo tradicional. Esse tipo de nota registra a venda de produtos físicos, com cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e deve ser expedida junto às Secretarias Estaduais da Fazenda.

Ela deve ser emitida em diversas operações comerciais envolvendo a circulação de mercadorias, isto é: venda para pessoa jurídica, devolução, transferência, entre outros. Há também a emissão na NF-e em alguns casos de serviços.

CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

O CT-e é um documento fiscal eletrônico de prestação de serviços de transporte. A função desta nota é prestar contas sobre serviços relacionados à movimentação de cargas, seja no modal rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário. Assim como a NF-e, ele é emitido e armazenado eletronicamente e possui o documento auxiliar denominado DACTE. O arquivo digital é emitido em XML e deve haver a comprovação por meio de assinatura digital e autorização da Secretaria de Estado da Fazenda. A tributação do CT-e é feita pelo ICMS.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

A NFS-e tem a finalidade de documentar as operações de prestação de serviços. É também um documento digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela RFB, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada.

Além disso, a NFS-e se diferencia por necessitar apenas da Inscrição Municipal, que gera o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e tem como característica ser um modelo mais flexível. A diferença entre a NFS-e e a NF-e é que a primeira tem a função de apenas registrar a prestação de algum tipo de serviço junto a Receita Federal e a segunda registra a venda de produtos.

NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)

A NFC-e é um documento fiscal eletrônico emitido para o consumidor final. É também uma alternativa eletrônica aos cupons fiscais emitidos por ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Este documento pode ter o DANFE impresso por uma impressora comum, sem a necessidade de permissões e pode até mesmo ser enviado eletronicamente.

O principal objetivo da Secretaria da Fazenda é digitalizar a emissão do cupom fiscal, garantindo maior agilidade na comunicação com a SEFAZ e no repasse de informações fiscais. Deste modo, as vendas registradas podem ser consultadas posteriormente pelo cliente, o que facilita também a fiscalização e o movimento de combate à sonegação.

CF-e (Cupom Fiscal Eletrônico)

Em termos gerais, o cupom fiscal eletrônico é a opção virtual do documento de papel. É um documento fiscal emitido por grande parte do varejo do estado de São Paulo. Sua emissão é através do SAT – Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos.

Não é preciso ter impressora fiscal e o único comprovante que o consumidor recebe em mãos é o extrato do cf-e. Este extrato serve apenas como um tipo de controle de gastos e aquisições.

E, sim, existe diferença entre o CF-e e a NF-e. Ambos têm funções diferentes e o Cupom Fiscal Eletrônico não reúne todo o recolhimento de informação do consumidor, assim como a NF-e. Portanto, ele não trabalha como garantia de troca de produto.

MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos)

O MDF-e serve para acompanhar o registro dos documentos fiscais em trânsito e identificar as unidades de carga utilizadas. Ele é emitido e armazenado eletronicamente para vincular documentos fiscais transportados na carga, como a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

O MDF-e ocorre por empresas prestadoras de serviço de transporte em operações que envolvam mais de um CT-e, ou pelas demais empresas nas operações cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas, com mais de uma nota fiscal.

Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)

Há quem chame a Nota Fiscal Avulsa de nota fiscal do MEI. Isto porque esse é um tipo de documento fiscal para quem não realiza operações de venda de produtos com frequência. O microempreendedor individual não é obrigado a emitir nota fiscal quando vende produtos para pessoas físicas. Entretanto, se o cliente é pessoa jurídica, isso muda: ou o MEI emite uma NF-e, ou o comprador precisa emitir uma nota fiscal de entrada para justificar a operação.

Micro e pequenas empresas, autônomos que não possuem CNPJ, e não contribuintes do ICMSA também podem emitir a Nota Fiscal Avulsa. A emissão de uma Nota Fiscal Avulsa depende da autorização da Sefaz. Então, o primeiro passo é sempre procurar esse órgão para se informar sobre as regras.

Conclusão

Há diferentes tipos de notas fiscais e elas foram criadas para atender às necessidades de cada setor, a fim de respeitar as legislações e melhorar a relação entre empresas, clientes e fornecedores. Ter informação sobre é fundamental para evoluir com o seu negócio.

Um sistema de gestão pode facilitar os processos fiscais da sua empresa.